grips buchhaltungs software

Kostenstellen

Die Kostenstellen in einer Hierarchie verwalten zu können ist eine besondere Fähigkeit der Zero-Buchhaltung. Richtig eingesetzt ergeben sich sehr einfache, aber aufschlussreiche Analysemöglichkeiten. So können Sie sich das Anlegen verschiedener Konten für jedes Projekt sparen, wenn Sie ein Projekt als Kostenstelle definieren. Verschiedene Projekte eines Kunden können unterhalb der "Kostenstelle für den Kunden" angeordnet werden. Um ein einzelnes Projekt zu analysieren, filtern Sie die Buchhaltung nach der Kostenstelle des Projektes. Eine Gesamtübersicht des Kunden erhalten Sie, wenn Sie die Kundenkostenstelle wählen - ganz ohne zusätzliche Konten oder Buchungen. Es reicht ein Erlöskonto, ein Verbindlichkeitskonto ...

Belege

PDF-Dateien erstellen.

Für Belege von selbst erstellten Dokumenten bietet sich das PDF-Format an. Sie können sich einen PDF-Drucker installieren, der diese Dokumente aus fast jeder Anwendung heraus erstellen kann. So können Sie sich eine Rechnung als PDF-Datei ausdrucken und direkt als Beleg verwenden. Es gibt mehrere Anbieter von solchen Hilfsprogrammen. Beispielsweise PDFree.

Scannereinstellungen

Sie sollten die Belege nicht als Schwarz-weiß einscannen, da viele Belege dadurch schlecht zu lesen sind. Besser ist es als Graustufe oder in einer niedrigen Farbauflösung zu scannen.

Erstellen Sie sich eine Vorlage für die Belege, damit das Einscannen schneller funktioniert.

Die Belege haben meist das gleiche Format. Sie können vor dem Scannen bereits den zu scannenden Bereich einstellen. Dann bleibt Ihnen das nachträgliche Ausschneiden erspart.

Markieren Sie gescannte Belege

Wenn Sie einmal gescannte Belege markieren, dann wissen Sie immer sofort Bescheid, ob Sie ein Papierbeleg schon mit dem Scanner erfasst haben. Praktisch ist ein Stempel "Gescannt".

Grips mbH